UBICACIÓN DE LOS ESTANTES

PREPARACION PARA EL PRESTAMO
Una vez clasificados y catalogados los materiales documentales se elaboran las fichas correspondientes para la circulación o préstamo a domicilio, excepto las obras pertenecientes a la colección de referencia.

UBICACIÓN EN EL ESTANTE
Las obras se organizan en los estantes por la signatura topográfica de arriba abajo y de izquierda a derecha.





DUPLICACION DE FICHAS
El juego de fichas es el conjunto de tarjetas en las cuales se consignan los datos necesarios para la identificación de una obra.
Un juego de fichas está conformado por una tarjeta principal y tarjetas secundarias.
La principal es la ficha bibliográfica que lleva el encabezamiento principal, es decir el nombre del autor o la palabra que lo sustituya.
Las secundarias son fichas que reproducen la ficha principal encabezadas con entradas secundarias: de autor, materia, título y serie. En consecuencia, la ficha principal siempre está precedida por algunos de los elementos enunciados anteriormente.
Las fichas denominadas oficial y topográfica son fichas que reproducen la ficha principal y sirven para llevar controles internos en la biblioteca.
La ficha oficial sirve para controlar la forma de entrada de autores personales, corporativos y títulos uniformes (en desuso especialmente por la generación de índices automatizados).
La ficha topográfica sirve para controlar el orden de la colección en los estantes y la asignación de signaturas topográficas. También se emplea para llevar el control de inventario.

ORDEN E INTERCALACION DE FICHAS EN LOS CATALOGOS
Intercalación por orden alfabético de las fichas de autor, título, materia, etc., en el catálogo público y por la signatura las fichas topográficas en el catálogo topográfico de todo el material procesado.
Los catálogos o ficheros son públicos e internos.

El fichero o catálogo público es el que permite que los usuarios encuentren la información descriptiva de los títulos que conforman una colección bibliográfica y son:
- Fichero de autores
- Fichero de títulos
- Fichero de materias
Los ficheros o catálogos internos se usan en las áreas administrativas de la Biblioteca y son:
- Fichero oficial
- Fichero topográfico
Fichero oficial: Incluye una reproducción de la ficha bibliográfica principal. Se organiza alfabéticamente.
Fichero topográfico: Incluye asientos bibliográficos ordenados de acuerdo con la signatura topográfica.

1. Reglas para la ordenación alfabética de los catálogos
Siempre se debe tener en cuenta el alfabeto

Palabra por palabra: Ordenar palabra por palabra y a su vez letra por letra dentro de la palabra
Ejemplo: Idea de la hispanidad
Idea de la historia
Idea del colonialismo
Ideario de artigas

Signos de puntuación no se tienen en cuenta

Los artículos al comienzo tales como un, uno, una, unos, el, la, las, los no se tienen en cuenta (ejemplo 1), a excepción de los artículos que forman parte del nombre (ejemplo 2)
Ejemplo 1:
La economía
Una economía libre
Un manual de forma
Ejemplo 2:
El Tiempo
La Paz
El Salvador

Los artículos dentro de la entrada si se tienen en cuenta
Ejemplo:
Con el diablo a bordo
Con el directorio militar
Con la razón y la fe

Las formas abreviadas se organizan letra por letra se colocan siempre de primeras en el lugar del alfabeto que le corresponde
Ejemplo:  
A.A.A.
A.B.C.
A.G.L.
Las abreviaturas se ordenan en forma completa
Ejemplo:
El doctor Abadía
El Dr. Albán
La señora ama de casa
La Sra. Benavidez

Las preposiciones: de, de la, de las, de los, del, se alfabetizan en este orden.
Entradas de autores: Se ordenan de la siguiente manera
- Apellido solo
- Apellido seguido de inicial
- Apellido seguido de nombre
- Apellido seguido de nombres
- Apellidos seguidos de inicial
- Apellidos seguidos de nombre
- Apellidos seguidos de nombres

Alfabetización por materias: Primero se ordenan los encabezamientos de una palabra, luego los encabezamientos con subdivisión, luego encabezamientos con calificador entre paréntesis, luego los encabezamientos en forma de frase.
Las subdivisiones históricas por excepción conservan un orden cronológico
Ejemplo:
Literatura colombiana, 1968-1978
Literatura colombiana, 1980-1985
Entradas de autores corporativos: Se ordenan en el alfabeto que les corresponda